Kunnanhallitus, kokous 28.10.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 219 Tiedonhallintamallin hyväksyminen

PADDno-2023-30

Aikaisempi käsittely

Kunnanhallitus, 30.1.2023

Valmistelija

Kati Yrttiaho, kunnanjohtaja, kati.yrttiaho@padasjoki.fi

Kuvaus

Kunnanaltuusto on myöntänyt 150 000 euroa määrärahaa uuden hankekokonaisuuden käynnistämiseksi vuonna  2023.  Hallintojohtaja on palkannut vuoden alusta hankkeisiin hankesihteerin, joka toimii apuna työryhmille ja projektien vetäjille.

Hankekokonaisuus käsittää useamman projektin, joiden työryhmiin on syytä nimetä kunnan viranhaltijoiden ja työntekijöiden lisäksi luottamushenkilöitä. 

Hankekokonaisuuteen kuuluu:

1.Hankintaohjeen valmistelu, jonka toteuttamisesta vastaa hallintojohtajan vetämänä työryhmä, johon kuuluu johtoryhmä.

2.Maankäytön kehittämissuunnitelma, jonka toteuttamisesta vastaa kunnanjohtajan vetämänä työryhmä, johon kuuluu kehityspäällikkö, tekninen johtaja, rakennustarkastaja,  aluesuunnittelunasiantuntija, konserni –ja omistajaohjaustyöryhmä, sekä erikseen nimettyjä luottamushlöitä.

3.Selvitys kunnan kiinteistöjen/rakennusten kunnosta, käytöstä ja tarpeista (rakennusten kunto, toiminta, kustannukset/tuotot, korjaustarpeet, pitkän tähtäimen käyttösuunnitelma ja kunnossapitosuunnitelma, jonka toteuttamisesta vastaa teknisen johtajan vetämä työryhmä, johon pyydetään tarvittaessa palkattu ulkopuolinen asiantuntija,  teknisen lautakunnan edustus ja kiinteistöjen käyttäjien edustus. Tähän hankkeeseen liittyy myös osaltaan esteettömyysselvitys, sekä yhteisöllisen asumisen selvitys yhteisöllisen asumisen kohteesta. Yhteisöllisen asumisen selvityksen osalta työryhmään liittyy hyvinvointijohtaja.

4.Edellisestä osittain erillisenä jatkona laaditaan yhtiöittämis- ja omistajaohjausselvitys, joka toimii kunnanjohtajan vetämänä ja siihen osallistuu kehityspäällikkö + konserni- sekä sisäisen valvonnan- ja riskienhallinnan jaosto.

5.Selvitys tiedonhallinnan kehittämiseksi, joka totettamisesta vastaa hallintojohtajan vetämä työryhmä, johon kuuluu sivistysjohtaja,  IT-asiantuntija, hallintosohteeri ja mahdollinen opiskelijaharjoittelija.

Hankekokonaisuuden alla toimivien projektien alustava aikataulutus on esitetty oheismateriaalissa. 

 

 

 

Ehdotus

Esittelijä

Kati Yrttiaho, kunnanjohtaja, kati.yrttiaho@padasjoki.fi

Kunnanhallitus nimeää luottamushenkilöedustuksen. Erillisille työryhmille 1-5 varataan mahdollisuus täydentää asiantuntijajäseniä käyttöönsä.

Päätös

Kunnanhallitus päätti jättää asian pöydälle.

Kunnanhallitus, 20.2.2023

Valmistelija

Kati Yrttiaho, kunnanjohtaja, kati.yrttiaho@padasjoki.fi

Kuvaus

Kunnanaltuusto on myöntänyt 150 000 euroa määrärahaa uuden hankekokonaisuuden käynnistämiseksi vuonna  2023.  Hallintojohtaja on palkannut vuoden alusta hankkeisiin hankesihteerin, joka toimii apuna työryhmille ja projektien vetäjille.

Hankekokonaisuus käsittää useamman projektin, joiden työryhmiin on syytä nimetä kunnan viranhaltijoiden ja työntekijöiden lisäksi luottamushenkilöitä. 

Hankekokonaisuuteen kuuluu:

1.Hankintaohjeen valmistelu, jonka toteuttamisesta vastaa hallintojohtajan vetämänä työryhmä, johon kuuluu johtoryhmä.

2.Maankäytön kehittämissuunnitelma, jonka toteuttamisesta vastaa kunnanjohtajan vetämänä työryhmä, johon kuuluu kehityspäällikkö, tekninen johtaja, rakennustarkastaja,  aluesuunnittelunasiantuntija, konserni –ja omistajaohjaustyöryhmä, sekä erikseen nimettyjä luottamushlöitä.

3.Selvitys kunnan kiinteistöjen/rakennusten kunnosta, käytöstä ja tarpeista (rakennusten kunto, toiminta, kustannukset/tuotot, korjaustarpeet, pitkän tähtäimen käyttösuunnitelma ja kunnossapitosuunnitelma, jonka toteuttamisesta vastaa teknisen johtajan vetämä työryhmä, johon pyydetään tarvittaessa palkattu ulkopuolinen asiantuntija,  teknisen lautakunnan edustus ja kiinteistöjen käyttäjien edustus. Tähän hankkeeseen liittyy myös osaltaan esteettömyysselvitys, sekä yhteisöllisen asumisen selvitys yhteisöllisen asumisen kohteesta. Yhteisöllisen asumisen selvityksen osalta työryhmään liittyy hyvinvointijohtaja.

4.Edellisestä osittain erillisenä jatkona laaditaan yhtiöittämis- ja omistajaohjausselvitys, joka toimii kunnanjohtajan vetämänä ja siihen osallistuu kehityspäällikkö + konserni- sekä sisäisen valvonnan- ja riskienhallinnan jaosto.

5.Selvitys tiedonhallinnan kehittämiseksi, joka totettamisesta vastaa hallintojohtajan vetämä työryhmä, johon kuuluu sivistysjohtaja,  IT-asiantuntija, hallintosohteeri ja mahdollinen opiskelijaharjoittelija.

Hankekokonaisuuden alla toimivien projektien alustava aikataulutus on esitetty oheismateriaalissa. 

 

Ehdotus

Esittelijä

Janne Tapola, hallintojohtaja, janne.tapola@padasjoki.fi

Kunnanhallitus nimeää luottamushenkilöedustuksen. Erillisille työryhmille 1-5 varataan mahdollisuus täydentää asiantuntijajäseniä käyttöönsä.

Päätös

Kunnanhallitus päätti palauttaa asian valmisteluun lisäselvityksiä varten.

Valmistelija

  • Jyri Mäntylä, jyri.mantyla@padasjoki.fi

Kuvaus

Vuoden 2024 talousarvion kärkihankkeeksi on kunnanhallituksen alaisen toiminnan osalta määritelty mm. tiedonhallinnan kehittämishanke. Tavoitteeksi on asetettu tiedonhallinnan kehittäminen 1.1.2025 mennessä kaikkien hallintokuntien osalta vastaamaan sähköistä tiedonluovutusta koskevia vaatimuksia. Asian valmistelun yhteydessä kuntaan on perustettu asianhallintaryhmä, jonka koollekutsujana on toiminut hallintojohtaja ja jäseninä ovat hankesihteeri, hallintosihteerit, koulusihteeri ja IT-asiantuntija. Hallintojohtaja täydentää ryhmää tarpeen mukaan. Hankesihteeri ja IT-asiantuntija on kutsuttu kokoukseen esittelemään tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamallia kehitetään jatkossakin saatujen kokemusten sekä toimialan kehityksen perusteella.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki 906/2019) on tullut voimaan 1.1.2020. Laissa säädetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa sekä tietojärjestelmien yhteen toimivuuden toteuttamisesta. Tiedonhallintalain tavoite on edistää sähköistä tiedonhallintaa, lisätä yhteen toimivuutta, selkeyttää viranomaisten välistä tiedonvaihtoa sekä yhtenäistää tietoturvallisuussäädäntöä. Lain tarkoitus on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi. Padasjoen kunta on lain tarkoittama tiedonhallintayksikkö.

Tiedonhallintamallin laatiminen perustuu julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa säädettyyn kuvausvelvollisuuteen.

Tiedonhallintamallin tulee lain mukaan sisältää vähintään seuraavat tiedot: toimintaprosessien kuvaus, tietovarantojen nimikkeet ja niiden sidokset toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin, tietoaineistojen arkistoon siirrot, arkistointitavat ja -paikat tai tuhoaminen, tietojärjestelmien nimikkeet, tietojärjestelmästä vastaava viranomainen, tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja liittyminen muihin järjestelmiin, käytetyt tiedon siirtotavat sekä tietoturvallisuustoimenpiteet.

Tiedonhallintamalli

  • kuvaa ja määrittää kunnan omassa sisäisessä ja ulkoisessa toimintaympäristössä tapahtuvaa tiedonhallintaa
  • tukee tiedon elinkaaren hallintaa ja siten tiedon ehyen, saatavuuden ja luottamuksellisuuden varmistamista.

Tiedonhallintamallia tulee ylläpitää jatkuvasti; prosessien ja ohjelmistojen muuttuessa tulee päivitykset tehdä muutoksia vastaaviksi.

Padasjoen kunnan tiedonhallintamallia on valmisteltu yhdessä toimialojen eri toimintaprosesseista vastaavien kanssa. 

Tiedonhallintamallin lisäksi kunnanhallitukselle esitellään tiedonhallintaa kuvaava taulukko, jossa on kuvattu asiaan liittyvät toimintaprosessit, tietojärjestelmät, tietovarannot ja tietohallinnon vastuut. Taulukon tietoja päivitetään jatkuvasti ja sitä ylläpitää IT-asiantuntija.

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Juha Rehula, Kunnanjohtaja, juha.rehula@padasjoki.fi

Kunnanhallitus  hyväksyy liitteen mukaisen Padasjoen kunnan tiedonhallintamallin.

Kuntaan nimetään poikkihallinnollinen asianhallintaryhmä, jonka puheenjohtajana toimii hallintojohtaja ja jäseninä tässä vaiheessa hankesihteeri, hallintosihteerit, koulusihteeri ja IT-asiantuntija. Hallintojohtaja täydentää ryhmää tarpeen mukaan. Tiedonhallintamallin liitetaulukon päivittäminen ja ylläpito annetaan IT-asiantuntijan tehtäväksi.

Päätös

Minna-Siljander-Salo ja Markku Lahtinen esittelivät kunnanhallitukselle tiedonhallintamallia.

Hyväksyttiin.

Tiedoksi

asianhallintaryhmän jäsenet

Liitteet

Padasjoen kunnan_tiedonhallintamalli.pdf (pdf, 591 kt)

Muutoksenhaku

OIKAISUVAATIMUSOHJEET

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

 
Oikaisuvaatimusoikeus

 Oikaisuvaatimuksen saa tehdä:

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
  • kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika

 Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

  • Oikaisuvaatimus on toimitettava Padasjoen kunnan kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
  • Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.
  • Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
  • Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Padasjoen kunnanhallitus

Kirjaamon yhteystiedot: kirjaamo@padasjoki.fi
Postiosoite: Pl 35 17501 Padasjoki
Postiosoite: Kellosalmentie 20
Faksinumero:    03-551 3345
Puhelinnumero: +358 44 595 9902    

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9.00 -15.00.


Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

     
    Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.
     
    Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

 

Pöytäkirja

 Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Padasjoen kunnan kirjaamosta.

Kirjaamon yhteystiedot: kirjaamo@padasjoki.fi
Postiosoite: Pl 35 17501 Padasjoki
Postiosoite: Kellosalmentie 20
Faksinumero:    03-551 3345
Puhelinnumero: +358 44 595 9902    

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 9.00 -15.00